表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
（1）标题。一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
（2）称谓。表扬信的称谓应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
（3）正文。正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
① 交代表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
② 指出行为的意义。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想，好风尚，好品德。
（4）结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。
（5）落款。落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
在写法上，表扬信与一般书信一样也分为称呼、正文和结束语。写表扬信有4个要素：
（1）人：表扬谁要明确；
（2）事：他做了什么事，要有时间、地点和主要内容；
（3）这件事说明了什么思想、发扬了什么风格；
（4）有什么影响和作用。
3．写表扬信需要注意的事项。
（1）表扬信应把表扬的对象写清楚，表扬的事迹要写具体，真实地表达自己的感情。
（2）表扬对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。
（3）内容要以说明事实为主，避免不着边际地大发议论。
范文解析
表 扬 信
××学校领导：
8月11日中午，由于孩子在家玩火，造成一场大火灾，当时我们尚未下班。贵校学生周××发现火情之后，不顾自己生命安全，奋不顾身冲进火海去解救我的孩子。由于火势很猛，屋里烟浓，周××冲进屋后，房门马上被紧紧地吸住，外面的人进不去，大家都为周××捏着一把汗。周××在呼吸困难的情况下，临危不惧，急中生智，打破窗户玻璃，屋里压力减轻，门可以打开了。救火中，周××发现立柜还有一盒五四式手枪子弹，在十分危险的情况下，毫不犹豫地捧起弹盒扔到窗外，避免了一场严重事故的发生。在周××的带领下，大火终于扑灭，周××同学却被烧焦了头发，烫伤了双手，该同学的英勇表现使所有在场的人赞不绝口。
贵校学生周××不顾个人安危，临危不惧，挺身而出，抢救他人家庭财产。这一高尚行为为我们树立了良好的榜样。我们除向周××同学学习外，特写信向贵校建议，请贵校领导把周××的英雄事迹广为宣传，予以表彰，使广大学生以周××同学为榜样，将学雷锋运动推向高潮。
此致
敬礼！
×××
××年×月×日
范文分析：
这篇表扬信首先把要表扬的对象先进的事迹清楚、具体地写了出来，以说明事实为主，真实地表达自己由衷的感谢，避免不着边际地大发议论。语言真挚简洁，叙述清晰明确，格式正确。
五、求职信 自荐信 应聘书
（一）求职信
求职信，也叫自荐信，是求职者向用人单位或单位领导人介绍自己的实际才能、表达自己就业愿望的一种书信。求职信所给的对象很难明确，也许是人事部一般职员，也许是经理，如果你对老板比较了解的话可以直接给老板。
多数用人单位都要求求职者先寄送求职材料，由他们通过求职材料对众多求职者有一个大致的了解后，再通知面试或面谈人选。因此，求职信写得好坏将直接关系到求职者是否能进入下一轮的角逐。
1．求职信的特点和作用。
与一般书信相比，求职信有以下特点：
（1）具有自荐性、针对性的特点；
（2）文字简洁，要点突出；
（3）态度谦和，言辞恳切。
求职信起到毛遂自荐的作用，目的是让对方了解自己，相信自己，录用自己，好的求职信可以拉近求职者与人事主管（负责人）之间的距离，获得面试机会多一些。求职信是自我表白，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要看，因此要简明扼要。
2．求职信的格式和写法。
求职信的主要由称谓、正文、结尾、署名和日期附件等部分构成。
（1）称谓（对受信者的称呼）：称谓写在第一行，要顶格写受信者单位名称或个人姓名。单位名称后可加“负责同志”；个人姓名后可加“先生”、“女士”、“同志”等，在称谓后写冒号。
（2）正文：正文要另起一行，空两格开始写求职信的内容。正文内容较多，要分段写。
第一，写求职的原因。首先简要介绍求职者的自然情况如：姓名、年龄、姓别等。接着要直截了当地说明从何渠道得到有关信息以及写此信的目的。这是正文的开端，也是求职的开始，介绍有关情况要简明扼要，对所求的职务，态度要明朗，而且要吸引受信者有兴趣将你的信读下去，因此开头要有吸引力。
第二，写对所谋求的职务的看法以及对自己的能力要作出客观公允的评价，这是求职的关键。要着重介绍自己应聘的有利条件，要特别突出自己的优势和“闪光点”，以使对方信服。写这段内容，语言要中肯，恰到好处；态度要谦虚诚恳，不卑不亢。达到见字如见其人的效果。要给受信者留下深刻印象，进而相信求职者有能力胜任此项工作。这段文字要有说服力。
第三，向受信者提出希望和要求。如：“希望您能为我安排一个与您见面的机会”或“盼望您的答复”或“敬候佳音”之类的语言。这段属于信的内容的收尾阶段，要适可而止，不要苛求对方。
（3）结尾：另起一行，空两格，写表示敬祝的话。如：此致之类的词，然后换行顶格写“敬礼”、或祝“工作顺利”、“事业发达”相应词语。这两行均不点标点符号，不必过多寒暄，以免“画蛇添足”。
（4）署名和日期：写信人的姓名和成文日期写在信的右下方。姓名写在上面，成文日期写在姓名下面。姓名前面不必加任何谦称的限定语，以免有阿谀之感，或让对方轻看你的能力。成文日期要年、月、日俱全。
（5）附件：有说服力的附件是对求职者的鉴定的凭证。所以求职信的附件是不可忽视的组成部分。附件可在信的结尾处注明。如：附件1．××××××2．××××××3．××××××……然后将附件的复印件单独订在一起随信寄出。附件不需太多，但必须有分量，足以证明你的才华和能力。
3．求职信写作的注意事项。
（1）求职信不同于一般私人书信，受信人未曾见过面，所以称谓要恰当，郑重其事。
（2）语气自然，语言和句子要简单明了。写信就像说话一样，语气可以正式但不能僵硬。
（3）语言直截了当，通俗易懂，突出重点。写作要考虑读者对象的知识背景，不要使用生僻词语、专业术语；言简意赅，在重点突出、内容完整的前提下，尽可能简明扼要，切忌面面俱到。
（4）写求职信要坚持实事求是的原则，用成就和事实代替华而不实的修饰语，恰如其分地介绍自己。
范文解析
求 职 信
尊敬的先生/小姐：
您好！我从报纸上看到贵公司的招聘信息，我对网页兼职编辑一职很感兴趣。
我现在是出版社的在职编辑，从2006年获得硕士学位后至今，一直在出版社担任编辑工作。两年以来，对出版社编辑的工作已经有了相当的了解和熟悉。经过出版者工作协会的正规培训和两年的工作经验，我相信我有能力担当贵公司所要求的网页编辑任务。
我对计算机有着非常浓厚的兴趣。我能熟练使用FrontPage和Photoshop等网页制作工具。本人自己做了一个个人主页，日访问量已经达到了100人左右。通过互联网，我不仅学到了很多在日常生活中学不到的东西，而且坐在电脑前轻点鼠标就能尽晓天下事的快乐更是别的任何活动所不及的。
由于编辑业务的性质，决定了我拥有灵活的工作时间安排和方便的办公条件，这一切也在客观上为我的兼职编辑的工作提供了必要的帮助。
基于对互联网和编辑事务的精通和喜好，以及我自身的客观条件和贵公司的要求，我相信贵公司能给我提供施展才能的另一片天空，而且我也相信我的努力能让贵公司的事业更上一层楼。
随信附上我的简历，如有机会与您面谈，我将十分感谢。即使贵公司认为我还不符合你们的条件，我也将一如既往地关注贵公司的发展，并在此致以最诚挚的祝愿。
此致
敬礼
×××
××年×月×日
范文分析：
这是一篇中文求职信范本，首先简要介绍了求职者的姓名、年龄、性别等自然情况，然后着重介绍了自己应聘的有利条件，重点突出了自己的优势和“闪光点”，最后向受信者提出希望和要求，而且适可而止，态度不卑不亢，实事求是；言简意赅，重点突出、内容完整，的确是中文求职信的一个范例。
（二）自荐信
自荐信（Self Recommendation Letter）是给自己一个机会以最佳的候选人形象去应聘一个具体的职位，招聘者有可能就是你将来的上司。所以，自荐信与履历表一样重要。事实上，寄出的履历表中不能没有自荐信。
1．自荐信的格式和写法。
自荐信没有正式的格式，但在写信时要记住一些基本的规则。
（1）信的右上角或者左上角要留出三行，包括家庭地址、国家、城市、邮政编码和日期。
（2）要用具体的称呼（例如不要写“给有关负责人”）。如果有必要，打电话询问公司。如果你还是不能确定具体的名字，就称呼“招聘经理”、“人事部经理”或者就称“经理”。
（3）称呼的后面要用冒号而不要用逗号，写称呼时要用正式的语气。
（4）正文要分段写清自己的优势，内容集中，重点突出。每段开头空两格。
（5）结尾时应在姓名上方写上祝福的话，然后下面是印刷体的全名。在你的自荐信中，名字与结尾之间一定要保留足够的空间。
2．写自荐信应注意的问题。
（1）在信的首段要抓住招聘经理的注意力，说明你为何寄履历表，重点明确。
（2）要简短扼要地叙述自己的才能，特别是这些才能将满足公司的需要。没有必要具体陈述，而要强调你的才能和经验将会有益于公司的发展。
（3）信的结尾要表明你的下一步计划。不要让招聘者来决定，要自己采取行动。告诉招聘者怎样才能与你联络，打电话或者发E…mail。
范文解析
自 荐 信
尊敬的贵公司领导：
您好！首先感谢您能抽出宝贵的时间来看我的自荐信。
我是武汉大学2009届的应届毕业生。我喜爱模具这项专业并为其投入了很高的精力和热情。
在三年的技校生活中，我勤奋刻苦，力求向上，努力学习基础与专业知识，课余时间积极地去拓宽自己的知识，并积极参加学校的各种体育活动。作为正要跨出校门，迈向社会的大学生，我以满腔的热情与信心去迎接这一切。
当今社会需要高质量的复合型人才，因此我时刻注意自身的全面提高，建立合理的知识结构。在模具与数控方面有较深厚的理论基础，机械制图、机械工艺、公差配合、机械制造、专业数学、机械加工、电脑绘图等各方面有了一定基础。
三年大学生活的学习和锻炼，给我仅是初步的经验积累，对于迈向社会远远不够的，但所谓“士为知己者死”，我相信自己的饱满的工作热情以及认真好学的态度完全可以弥补暂时的不足。因此，面对过去，我无怨无悔，来到这里是一种明智的选择；面对现在，我努力拼搏；面对将来，我期待更多的挑战。战胜困难，抓住每一个机遇，相信自己一定会演绎出精彩的一幕。
希望通过我的这封自荐信，能使您对我有一个更全面深入的了解，我愿意以极大的热情与责任心投入到贵公司的发展建设中去。您的选择是我的期望，给我一次机会，还您一份惊喜。
期待您的回复。
最后祝贵公司的事业蒸蒸日上，稳步发展！
此致
敬礼
×××
××年×月×日
范文分析：
写自荐信，一定要明确重点，突出自己的优势条件和“闪光点”。像这篇自荐信，自荐人有自信，也明白社会需要的是有能力的复合型人才。在信中，他全面介绍了自己的专业知识学习情况和技能特长。通过这封格式正确、态度诚恳、语言精练的自荐信，使招聘单位对他有了一个全面深入的了解，也就极大地提高了成功率。
（三）应聘书
应聘书是指求职者根据用人单位发布的招聘人员的广告、通知和其他有关信息，有目的地表达求职意向的信函。应聘书与求职信是一个类型，但相对求职信而言，求职目标比较明确，对用人单位的用人条件和相关要求心中有数，减少了求职的盲目性，与此同时又增加了求职的被动性。
1．应聘书的特点和作用。
一般而言，求职者呈递应聘书时是有针对性地单独传递，不像求职书那样可以群发。
（1）明显的针对性。写应聘书的目的是为了向用人单位请求特定的工作职位，应聘的目标很明确。招聘材料中对拟聘员工的素质、条件要求交代十分清楚。应聘书就是围绕那些特定的条件和要求写作的，所以它具有明显的针对性。
（2）强烈的自荐性。应聘书的诉求对象是确定的，那就是用人单位的人事经理、部门负责人或是招聘信息材料中指定的联系人。求职者必须向这个确定的对象介绍、推荐自己，要使对方从信中了解自己，让对方觉得只有应聘书的主人才是最合适的人选。所以信中往往围绕给定的招聘条件比较充分地介绍自己的基本素质和成绩，有的放矢地表明自己胜任工作的条件和能力。
（3）独特的个性特征。一个招聘职位的公布往往会得到许多求职者的响应，用人单位在一段时间内会收到一大批应聘书。应聘人只有通过应聘书展示自己的特长和优势，给对方留下深刻的印象，引起对方的高度注意，才可能从人群中脱颖而出。因此，应聘书在内容�
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